Digitale administratie

Digitaliseer met ROVe Beuningen

Met het digitaliseren van facturen en documenten kunt u kosten en tijd besparen. Een aantal administratieprogramma's kunnen de gescande facturen al grotendeels verwerken. Maar in de praktijk blijkt dat het automatisch verwerken weinig tijdwinst oplevert.
Inmiddels is besloten om het UBL formaat voor digitale facturering en verwerking in de administratie te gaan gebruiken.

Desondanks kunnen cliënten van Administratie en Advies ROVe Beuningen de facturen scannen en naar een apart mailadres sturen. De medewerkers van ROVe verwerken vervolgens de facturen. Bent op zoek naar een factuur dan kunt u uw mailbox altijd raadplegen.

Het is mogelijk om de papieren facturen te scannen en deze extern om te laten zetten in UBL formaat en vervolgens automatisch te laten verwerken. Helaas zijn de resultaten nog niet optimaal. Probeer daarom uw administratie te standaardiseren in UBL formaat.

Wat heb ik allemaal nodig voor een scanboekhouding

Scannen is eigenlijk het kopiëren van een document. Maar de kopie wordt niet op papier uitgeprint maar digitaal. Meestal gebeurd dat in een pdf-formaat. De software daarvoor is gratis te downloaden.

Het scannen kan worden gedaan met een eenvoudige scanner. Koop een scanner met een sheetfeeder, daarmee kunnen meerdere documenten achter elkaar worden gescand. Dat werkt sneller en kost u minder moeite. Heeft u ruimtegebrek overweeg dan een all in one apparaat.

Zodra het apparaat gereed is met scannen worden de documenten in een bestand opgeslagen. Het bestand kan via mail worden verzonden. Wanneer u gebruik maakt van onze opslagservice dan kan het bestand rechtstreeks op onze server worden opgeslagen.

Verder adviseert Administratie en Advies ROVe Beuningen om een aparte mailbox te maken waarin de digitale facturen worden ontvangen en verzonden. Daarmee voorkomt u dat u reguliere mailbox te vol raakt en kan er een extra backup hiervan gemaakt worden.

U heeft tenslotte te maken met een wettelijke bewaarplicht van de administratie.

Digitaal, hoe te doen

De meeste gangbare boekhoudprogramma's kunnen bankmutaties inlezen. Hiermee voorkomt u dat de bankboekingen handmatig moeten worden ingeboekt, dat bespaart niet alleen veel tijd maar ook boekingsfouten.

Wanneer u geen papieren afschriften van de bank ontvangt is het verplicht om de bankafschriften uit te printen of in digitale vorm op te slaan. Bij alle Nederlandse banken is mogelijk om de bankafschriften te downloaden.

Stappenplan:
- controleer of dat u meerdere mailaccountants kunt aanmaken

- maak een nieuwe mailaccount aan met bijvoorbeeld de naam " digifactuur " @ xxxxx

- controleer regelmatig of dat er facturen zijn ontvangen, uiteraard is het belangrijk om de factuur te controleren
- met de meeste mobiele telefoons is het mogelijk om uw mails te lezen

- maak op uw computer of laptop een aparte map aan waarin de digitale facturen worden opgeslagen. Maar maak regelmatig een backup.

- de digitale facturen kunt u naar ons mailen of opslaan in uw eigen ruimte op onze server. Wij zorgen dan dat de facturen in uw administratie worden verwerkt.

Wat zijn de toekomstige mogelijkheden?

Binnen enkele jaren zal het factureren uitsluitend met UBL gaan. UBL is het bestandsformaat dat de overheid heeft gekozen als standaar XML formaat voor de facturatie. Het voordeel hiervan is dat er niets meer gescand hoeft te worden en wanneer de administratie goed is ingericht kunnen de facturen automatisch worden ingelezen.

Een aantal boekhoudsoftwareprogramma's kunnen UBL facturen al verwerken, een ervan is Snelstart software.
UBL wordt al gebruikt in landen zoals Denemarken, Oostenrijk, Zweden, Spanje, Duitsland, Frankrijk en Hongarije.

ROVe Beuningen factureert al in UBL formaat terwijl de facturen ook nog eens in een pfd bestand worden gemaild.

PDF software downloaden