Spelregels belastingdienst



Voor de ondernemers gelden er diverse verplichtingen inzake de administratie. Zo kan de door een leverancier in rekening gebrachte omzetbelasting alleen worden teruggevraagd wanneer de factuur aan bepaalde eisen voldoet.

Betaald u, bijvoorbeeld, een tankbeurt voor uw auto contant dan bent u verplicht om een aangepaste rekening te vragen. Dat geldt overigens voor alle contante betalingen, daarom adviseren wij om betalingen zoveel mogelijk te pinnen of via uw bankrekening te voldoen.

Voor zowel de verkoopfacturen als de inkoopfacturen gelden factuureisen, deze zijn:

- uw volledige naam en die van uw afnemer, u vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.

- Uw volledige adres en dat van uw afnemer, u vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.

- Uw btw-nummer, bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.

- Uw KvK-nummer.

- De datum waarop de factuur is uitgereikt.

- Een opeenvolgend nummer.

- De aard van de goederen of diensten die u hebt geleverd.

- De hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die u hebt geleverd.

- De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.

- Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw. Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.

- Het btw-tarief en bedragen dat u in rekening brengt.

- Bij de verleggingsregeling moet u bovendien het btw-nummer van uw afnemer op de verkoopfactuur vermelden.


Meer informatie kunt u nalezen op website van de belastingdienst.

Belastingcontrole administratie

Elke ondernemer kan een boekenonderzoek door de belastingdienst verwachten. Een controleambtenaar van de belastingdienst onderzoekt dan of dat aan bepaalde voorwaarden is voldaan en voert daarom een boekenonderzoek uit. Zo'n onderzoek kan geruime tijd in beslag nemen maar wanneer de administratie goed op orde is dan valt het wel mee.

De controleur onderzoekt ook of dat alle facturen en bonnen aanwezig zijn en of deze aan de voorwaarden voldoen. De voorwaarden leest u hierboven.

Steeds vaker worden aankopen via het internet gedaan en veelal ontvangt u geen fysieke (papieren) factuur maar een digitale factuur. Ook deze facturen moeten worden bewaard, het is dus belangrijk om de digitale factuur vanuit de mail(box) op uw computer of in de cloud op te slaan.
Daarbij moet u in gedachte houden dat de hard disk van uw computer, laptop of server beschadigd kan raken en niet meer te gebruiken is. Maak daarom regelmatig een goede backup van uw bestanden.

Werd vroeger elke factuur of bon door de controleambtenaar bekeken, tegenwoordig wordt er vaker gebruik gemaakt van een statistische controlemethode. Deze methode werkt sneller maar de uitkomst kan negatief voor u uitvallen wanneer er gebreken zijn uw administratie.
Middels een (statistische) steekproef selecteert de belastingdienst de facturen en boekingen die vervolgens volledig gecontroleerd worden. Ontbreekt er bijvoorbeeld het omzetbelastingnummer op de factuur, is de ternaamstelling niet correct of ontbreekt de factuur/pinbon dan ontvangt u bij wijze van spreken strafpunten.
Theoretisch kan een bepaald aantal strafpunten tot een naheffing door de belastingdienst leiden, ook al is de rest van de administratie perfect voor elkaar.

Het is daarom belangrijk om tijdens het inboeken van de administratie hierop te letten en te zorgen dat de administratie met bijbehorende stukken goed bewaard blijven.

Opslaan van digitale facturen

U kunt de facturen vanuit de mailbox downloaden en onbewerkt in een aparte map opslaan. Maar het achteraf opzoeken van de factuur neemt veel tijd in beslag. Een van de veel gebruikte opslagmethode werkt als volgt.

Overigens adviseren wij om de inkoopfacturen in een aparte mailbox te laten ontvangen. Hiermee voorkomt u dat u tussen alle reguliere mails de inkoopfacturen moet opzoeken.

Maak op uw computer een aparte map aan met als naam Adminstratie. De Administratie kan uit meerdere jaren bestaan, maak daarom aparte mapjes aan op basis van de jaren.
Per jaar kunt u nog een onderverdeling in leveranciers maken zoals T-Mobile, ROVé, Makro etc. Het zoeken wordt alweer makkelijker gemaakt. Zijn er veel facturen, dan kun je eventueel nog een onderverdeling in maanden maken. Zo zijn er nog meer onderverdelingen te maken, dat verschilt per administratie.

Wanneer u de factuur opslaat kunt u de omschrijving (rechter muisknop + naamwijzigen ) aanpassen. Als omschrijving kan, naast de naam van de leverancier, ook de factuurdatum en/of factuurnummer worden ingegeven.

Zorg er wel voor dat er regelmatig een backup wordt gemaakt, ingeval van een calamiteit, is al het werk dan niet voor niets geweest. Een groot aantal ondernemers scannen de facturen en laten deze door bijvoorbeeld Zenvoices, Go2UBL of Storecove verwerken. De factuur wordt omgezet naar een UBL formaat maar is acheraf ook nog te raadplegen. Met deze werkwijze weet je zeker dat er niets mis kan gaan.

Een aantal boekhoudpakketten zoals Snelstart Software bieden de mogelijkheid om aan de boeking een kopie van de factuur te voegen. Wanneer je in de cloud werkt dan wordt er door Snelstart Software zelf een backup gemaakt. Dus mocht je computer problemen geven dan is er niets aan de hand.