Loonheffing
WerkKostenRegeling
Sinds enkele jaren mag een werknemer de arbeidskosten niet meer van het inkomen aftrekken. De werkgever mag wel belastingvrije vergoedingen verstrekken of toekennen.
Op 1 januari 2013 vervangt de nieuwe werkkostenregeling (WKR) het huidige stelsel.
Met de WKR kunt u maximaal 1,4% van uw totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Dit heet de "vrije ruimte". Bepaalde zaken kunt u daarnaast onbelast blijven vergoeden of vestrekken door gerichte vrijstellinge toe te passen.
Betaalt u vergoedingen boven de "vrije ruimte" dan betaalt u loonheffing in de vorm van een eindheffing van 80%. De vergoedingen hoeft u niet te verwerken in de loonopgave van het personeel.
Het lijkt een vereenvoudiging van de regels, maar om te beoordelen hoeveel u belastingvrij mag uitgeven moet de salarisadministratie en de financiële administratie up to date zijn.
Waarom kiezen voor de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling komt in de plaats van de huidige regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. U bent nog niet verplicht gebruik te maken van de werkkostenregeling. Tot en met 2013 mag u ieder jaar opnieuw kiezen voor de werkkostenregeling of voor de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Na 2013 geldt de werkkostenregeling voor alle werkgevers. De werkkostenregeling heeft een aantal voordelen:
U kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken.
U hoeft de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer op werknemersniveau in uw loonadministratie te registreren.
U hoeft geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: u krijgt meer vrijheid.
U kunt de vergoedingen en verstrekkingen zonder meer in de vrije ruimte onderbrengen. U hoeft niet meer te toetsen of uw werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt.
U waardeert loon in natura meestal tegen de factuurwaarde en niet meer tegen de waarde in het economische verkeer.
U kunt normbedragen gebruiken voor maaltijden die u op de werkplek verstrekt, voor huisvesting en inwoning op de werkplek en voor kinderopvang op de werkplek.
U hoeft de vergoedingen en verstrekkingen niet te verwerken in de loonstrook.
Binnen de werkkostenregeling kunt u nog steeds belast loon omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking volgens het cafetariasysteem.
Ondanks deze voordelen is het niet altijd gunstig om te kiezen voor de werkkostenregeling. Zie voor meer informatie:
Gevolgen voor arbeidsvoorwaardenbeleid
Om een goede keuze te kunnen maken tussen de werkkostenregeling en de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen, moet u nadenken over uw arbeidsvoorwaardenbeleid . U kunt inschatten hoeveel vrije ruimte u hebt en of dit - met de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen - voldoende financiële ruimte biedt voor het beleid dat u wilt voeren. Als u voor de werkkostenregeling kiest, zult u hiervoor ook uw administratie moeten inrichten.
- Als u voor de werkkostenregeling kiest
Als u ervoor hebt gekozen om in 2011 gebruik te maken van de werkkostenregeling, is het volgende van belang:
U kunt elk jaar opnieuw kiezen.
Veel bestaande afspraken met ons vervallen.
U moet uw administratie aanpassen.
U wilt misschien uw arbeidsvoorwaarden of cao aanpassen.
Elk jaar opnieuw kiezen
Als u in 2011 gebruikmaakt van de werkkostenregeling, betekent dat niet automatisch dat u dat in 2012 en 2013 ook moet doen. U kunt in 2012 of 2013 weer kiezen voor de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Vanaf 2014 geldt de werkkostenregeling voor iedereen.
Bestaande afspraken vervallen
Als u voor de werkkostenregeling kiest, blijven alleen onze afspraken gelden over vergoedingen en verstrekkingen die binnen de werkkostenregeling gerichte vrijstellingen zijn. Alle andere afspraken met ons over vrije vergoedingen en verstrekkingen vervallen. U kunt deze afspraken wel weer gebruiken als u in 2012 of 2013 weer overstapt op de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen.
Administratie aanpassen
Als u voor de werkkostenregeling kiest, moet u uw administratie aanpassen. Bijvoorbeeld:
U moet het cumulatieve bedrag van de vergoedingen en verstrekkingen die u als eindheffingsloon hebt aangewezen, weten om te kunnen beoordelen of u binnen uw vrije ruimte blijft. Dit cumulatieve bedrag moet u uit uw financiële administratie kunnen halen. Staat in de financiële administratie geen btw bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen, dan moet u de btw alsnog toevoegen.
U moet het cumulatieve bedrag in uw financiële administratie kunnen koppelen aan het fiscale loon in uw loonadministratie om te toetsen of u binnen uw vrije ruimte blijft.
Overleg met ondernemingsraad en vakbonden
Voordat u voor de werkkostenregeling kiest, moet u misschien overleggen met uw ondernemingsraad en de vakbonden over uw arbeidsvoorwaardenbeleid.
- Als u niet voor de werkkostenregeling kiest
Als u niet voor de werkkostenregeling hebt gekozen, maar de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen blijft gebruiken, is het volgende van belang:
U kunt elk jaar opnieuw kiezen.
De bestaande afspraken met ons blijven gelden.
De oude regels voor loon, waardering van verstrekkingen, vrije vergoedingen en verstrekkingen en eindheffing blijven voor u gelden.
Er geldt een nieuw maximumbedrag voor incidentele personeelsvoorzieningen.
Elk jaar opnieuw kiezen
Als u in 2011 de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen blijft gebruiken, betekent dat niet automatisch dat u dat in 2012 en 2013 ook moet doen. U kunt in 2012 of 2013 alsnog gebruik gaan maken van de werkkostenregeling. Vanaf 2014 geldt de werkkostenregeling voor iedereen.
Bestaande afspraken blijven gelden
De afspraken die u met ons hebt gemaakt over vrije vergoedingen en verstrekkingen, blijven gelden.
Nieuw maximumbedrag incidentele personeelsvoorzieningen
Voor incidentele personeelsvoorzieningen, zoals personeelsfeesten en -reizen, geldt een maximale vrijstelling van € 454 per werknemer per jaar. U moet dan per werknemer bijhouden van welke personeelsvoorzieningen hij gebruikmaakt. Het moet gaan om incidentele personeelsvoorzieningen met een gezamenlijk karakter waarbij de deelname openstaat voor minimaal 75% van de werknemers of voor minimaal 75% van de werknemers die behoren tot een organisatorische of functionele eenheid (bijvoorbeeld een afdeling).
De vrijstelling van € 454 per werknemer per jaar geldt niet als alleen de directeur-grootaandeelhouder en eventueel zijn partnier hiervan gebruikmaken.
U moet per werknemer bijhouden of u het maximum van € 454 bereikt. Het bedrag boven het maximum is loon van de werknemer. U mag op dit bedrag ook de eindheffing voor bovenmatige kostenvergoedingen en verstrekkingen toepassen.
Het is belangrijk om tijdig uw financiële administratie goed in te richten zodat u in de loop van het jaar precies weet wat u nog belastingvrij mag vergoeden!
Levensloopregeling en Spaarloonregeling
Aan alle onbelaste vergoedingen komt ooit een eind. Zo ook van de bestaande levensloopregeling en spaarloonregeling.
Vanaf 2012 wordt de levenslooprgeling afgeschaft, maar dankzij het overgangsrecht kunt u hier onder voorwaarden gebruik van blijven maken.
Stort dit jaar nog geld in de spaarloonregeling, het bedrag valt op 1 januari 2012 vrij. Er mag jaarlijks (2011 is het laatste jaar) € 613 belastingvrij worden gespaard.
.