U bevindt zich hier: Administratie
Terug naar: Startpagina
Verder naar:
inboeken van administratie
accountancy
bedrijfsrapportage
deponeringsrapport
internetboekhouden
prive management
salarisadministratie
scanboekhouding
tussentijdse rapportage
werkwijze inboeken administratie
Algemeen:
Een goede boekhouding is van belang voor uw onderneming. Immers op basis van de balans en resultatenrekening kunt u beleidsbeslissingen nemen.
Bovendien staat u met een goede boekhouding altijd sterker bij een controle door de belastingdienst.
Administratiekantoor ROVe Beuningen probeert daarom, in overleg met de cliënten, de boekhouding met een boekhoudprogramma zoveel mogelijk te automatiseren.
Waarom alle bankmutaties handmatig inboeken wanneer het ook met een druk op de knop gedaan kan worden. Als adviseur proberen we altijd efficiënt te werken. Immers "tijd is niet alleen geld" maar wanneer de administratie goed georganiseerd is houdt u tijd over voor het gezin of tijd voor andere leuke dingen. Bent u benieuwd hoe u uw administratie verder kunt automatiseren neem dan contact met ons op.
Samen met u bespreken we wie wat doet, het moet immers leuk en betaalbaar blijven. ROVé kan uw gehele administratie uit handen nemen maar het is uiteraard ook mogelijk dat u het voorwerk doet, het opbergen van de administratie en het inboeken ervan. Dat is natuurlijk goedkoper omdat onze werkzaamheden beperkt blijven tot het controleren van administratie .
Een administratie kan in principe eenvoudig worden opgezet. Het is uiteraard ook mogelijk om aan de administratie modules te koppelen. Denk daarbij aan het factureren vanuit het boekhoudpakket, het bijhouden van de voorraad of projectadministratie. Vaak zijn de modules in het pakket geïntegreerd, waardoor de software probleem werkt. ROVe Beuningen is officiele dealer van Snelstart, naast het installeren van het programma kunt u bij ons ook met vragen terecht.
Samen met softwareleveranciers zoals Snelstart, Exact en Twinfield proberen wij de administraties zo veel mogelijk te vereenvoudigen terwijl er voldoende informatie over blijft om goede beslissingen te nemen.
Het is maar wat u wilt weten.
Onze administratieve dienstverlening bestaat uit
- inrichten van de administratie
- beoordelen ofdat de administratie efficiënt gevoerd wordt
- verzorgen van de financiële- en salarisadministratie
- periodieke rapportages, per maand, kwartaal of half jaar
Tijdens het kennismakingsgesprek maken wij een inventarisatie van de werkzaamheden. Uiteraard moet de administratie aan bepaalde wettelijke voorwaarden voldoen.
Vervolgens bespreken wij wat u zelf aan de administratie wilt en kunt doen.
Tijdens de inventarisatie bekijken wij wat er geautomatiseerd kan worden zodat overbodig werk voorkomen kan worden. Met onze online boekhoudpakket kunt u bijvoorbeeld zelf factureren, de gegevens worden automatisch in de administratie verwerkt. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld de bankmutaties, daarop kan een tijdwinst van zo'n 80% worden behaald.
Afhankelijk van de situatie kunnen ook de kasmutaties en de inkoopfacturen automatisch worden ingelezen en verwerkt.
Veel gemak zonder extra kosten.
Benieuwd hoe het allemaal werkt, neem dan contact met ons kantoor op. ROVe contact
Steeds vaker zullen facturen digitaal worden verzonden. Het digitaal verzenden scheelt niet alleen enveloppen en postzegels maar zeker ook ordners en kastruimten.
Zorg wel dat de facturen vindbaar zijn en blijven immers de gegevens moeten tenminste 7 jaar worden bewaard.
Tip:
- laat de facturen naar een apart emailadres zenden. Dat scheelt zoekwerk. Maak een aparte mailbox (adres) aan waarin de digitale facturen worden onvangen. Zorg er ook voor dat er dagelijks een backup wordt gemaakt.
Heeft u geen mogelijkheid om een aparte mailbox te maken, denk dan aan een " hotmail " adres van Microsoft.
Banken en andere financiële instellingen versturen steeds vaker geen papieren rekeningoverzichten meer. Ons kantoor leest de meeste bankmutaties digitaal in, dat scheelt niet alleen tijd maar voorkomt ook boekingsfouten.
Bij de meeste banken kunnen de betalingen en ontvangsten tot zo'n 12 maanden of 18 maanden worden ingezien. Maak daarom regelmatig een uitdraai van de bankafschriften. Dat mag een papieren uitdraai zijn (printen dus) maar nog beter is het om in PDF te laten opslaan.
Het voordeel van een PDF print is besparing van de printkosten, het opbergen van de afschriften maar evenzo belangrijk het terug vinden van de afschriften.
Tip:
Print de bankafschriften maandelijks in een PDF bestand uit. Maak daar op uw computer een aparte map voor en zorg dat er regelmatig een (externe) backup van wordt gemaakt.
Onderstaand geven wij beknopt weer wat er allemaal geautomatiseerd kan worden. Vaak zijn de mogelijkheden al in uw boekhoudsoftware aanwezig maar wordt er nog geen gebruik van gemaakt.
Verkoopfacturen:
Maak vanuit uw boekhoudprogramma de verkoopfacturen. De gegevens worden dan automatisch in uw boekhouding verwerkt.
Inkoopfacturen:
Het is mogelijk om de inkoopfacturen te scannen en deze te laten inlezen in de meeste boekhoudprogramma's. Maar tot nu toe zijn er te veel handelingen nodig om dat te doen of zijn de kosten nog te hoog. Naar verwachting zal een groot deel van de facturen digitaal worden aangemaakt. De bedoeling is dat over enkele jaren alle facturen in een UBL formaat worden verzonden. Tegen die tijd kunnen de meeste programma's de facturen automatisch inlezen.
Bankmutaties:
Een hele avond bankafschriften inboeken en aan het eind met een verschil blijven zitten. Kent u dat? Met de meeste boekhoudprogramma's is het al mogelijk om de bankmutaties digitaal in de administratie in te lezen. De betalingen en ontvangsten worden automatisch naar de juiste grootboekrekening geboekt. Het inlezen geschiedt met een snelheid van maar liefst 500 mutaties per minuut.