Digitaal factureren mag

Tips voor diginota's

Wees voorzichtig met uw digitale gegevens


In de toekomst zult u steeds vaker digitale facturen ontvangen of verzenden. Maak daarvoor een aparte digitale postbus of mailadres aan. Daardoor voorkomt u veel mails op uw reguliere mailadres. Bovendien hoeft u de digitale facturen niet meer uit te printen.
Sla vervolgens de ontvangen of verzonden facturen in een aparte map op in uw pc of server. Cliënten die gebruik maken van onze digi-service kunnen de facturen in hun ROVé digi-box opslaan.

Uiteraard maakt u ook regelmatig een backup, bij voorkeur extern. Er zijn veel automatiseringsbedrijven die voor een laag bedrag dagelijks een backup maken van uw computerbestanden. Heeft u vragen over het verder automatiseren van uw administratie of gegevens dan kunt u altijd contact met ons kantoor opnemen.

ROVé Beuningen factureert digitaal, naast een pdf bestand verzenden wij ook een UBL bestand zodat de factuur digitaal kan worden ingelezen. Minder werk betekent kostenbesparing, probeer daarom zoveel mogelijk te automatiseren.

Voordat u een factuur inboekt of betaald controleer altijd de afzender en betaalgegevens. Wijzigingen van onze bankrekeningnummer zullen wij altijd schriftelijk aan u doorgeven.

Administratie en Advies ROVé Beuningen voor verantwoord ondernemen.

Diginota

Een factuur kost geld. Een ondernemer is tussen de één tot vijftien euro aan papier, envelop, handling en uiteraard portokosten kwijt voordat een factuur de deur uit is en het factuurbedrag is betaald. De elektronica schiet ook hier te hulp.
Factureren kan goedkoper en eenvoudiger, terwijl u ook nog eens veel beter de gang van zaken rond de factuur kan volgen.

Elektronisch factureren, ook wel e(lectronic) billing, neemt een hoge vlucht. Niet alleen bij het behandelen van facturen tussen bedrijven onderling. Ook de consument raakt steeds meer gewend aan de papierloze factuur. Hij ontvangt de factuur via internet en betaalt het verschuldigde bedrag via elektronisch bankieren. De verwachting is dat de papieren factuur binnen vijf jaar is uitgestorven.

Ook bij lage aantallen
Iedere organisatie kan elektronisch factureren, ongeacht het aantal facturen. Daarbij maakt het aantal facturen niet uit. Ook bij lage aantallen bespaart elektronisch factureren u geld, zo stelt althans Platform Elfa, waarin een aantal aanbieders van elektronisch factureren samenwerkt.

De voordelen op een rij:

* Kostenbesparing. In de praktijk kost het traditioneel versturen van een papieren factuur al snel één tot vijftien euro aan papier, envelop, handling en uiteraard portokosten. Elektronische verzending kan flink onder de prijs van een postzegel. Dit is dan ook nog eens inclusief het digitaal opslaan van de factuur voor een langere periode conform alle (fiscale) regelgeving.

* U heeft de mogelijkheid om de afhandeling van de factuur door de klant te volgen. Indien de ontvanger de factuur niet binnen een paar dagen heeft bekeken, kunt u meteen actie ondernemen.

* U kunt elektronisch een document aan de factuur toevoegen zodat alle benodigde informatie beschikbaar is. Denk bijvoorbeeld aan het urenbriefje achter de factuur van het uitzendbureau.

* U heeft een zoekmogelijkheid op specifiek kenmerk. Indien een ontvanger een oude factuur kwijt is of een vraag heeft over een oude factuur, dan kan die eenvoudig worden opgezocht, ook door de ontvanger zelf in het digitale archief.

* U kunt de factuur voorzien van specifieke marketingboodschappen. Er wordt meer verkeer naar uw portal gegenereerd zodat u ook de aandacht op andere diensten kunt vestigen.

* U krijgt een extra mogelijkheid om elektronisch contact te onderhouden met de klant inzake klachtafhandeling.

* Bovendien is e-billing internationaal toepasbaar mits het systeem multi lingual en multi currency is en voldoet aan de fiscaal-juridische eisen van de EU-regelgeving.

* Voor de financiële afdelingen heeft elektronische factuurverwerking niet alleen als voordeel dat men niet meer achter de nota's aan hoeft te lopen. Er wordt ook tijd bespaard omdat ‘lastige' vragen worden vermeden wanneer er een uitgebreide archieffunctie aan het systeem is toegevoegd.

* Niet alleen de financiële administratie maar ook iedere budgethouder bouwt volledig automatisch een eigen archief op. Via een ingebouwde zoekfunctie kunnen vervolgens razendsnel facturen tot jaren terug op het scherm worden opgevraagd.
* De budgethouder die op de financiële administratie verschijnt met een vaag verzoek om even een nota op te snorren zonder dat hij precies weet om welk bedrag of welke periode het gaat, behoort dan voorgoed tot het verleden.

* Door het automatiseren van het routinewerk kunnen administrateurs na de invoering van elektronische factuurverwerking meer tijd besteden aan de uitzonderingsgevallen.
[ Bron: o.m. Tijdschrift Administratie ]


Steeds meer bedrijven hebben plannen om hun facturen elektronisch te versturen, bijvoorbeeld als tekstbestand of als pdf-document bij een e-mail. Op zich is dit geen probleem, mits de afnemer de factuur expliciet en als zodanig accepteert en aan de nationale wetgeving van het betreffende EU-land wordt voldaan. Let op: de eisen zijn per medio februari 2009 versoepeld. Zie: Minder eisen aan elektronische btw-factuur.

Er moet echter ook rekening worden gehouden met de eisen van de Belastingdienst, want de fiscus accepteert de elektronisch verzonden facturen alleen als de authenticiteit van de herkomst en de integriteit ervan kan worden gewaarborgd. Dit kan door:
* een geavanceerde elektronische handtekening;
* een elektronische uitwisseling van gegevens, samen met een papieren afstemmingsoverzicht;
* een andere methode, die in overleg met de Belastingdienst kan worden afgesproken.

De elektronische handtekening moet aan de volgende eisen voldoen:
* Zij is op unieke wijze verbonden aan de ondertekenaar.
* Zij leidt tot identificatie van de ondertekenaar.
* Zij komt tot stand onder uitsluitende controle van de ondertekenaar.
* Zij is onlosmakelijk verbonden met de achterliggende data, waardoor elke wijziging in die data kan worden opgespoord.

Daarnaast gelden uiteraard de normale eisen voor een factuur.

[ Bron: Softwarepakketten.nl ]